Die Mediendatenbank mdb4 dient zur Verwaltung Ihrer digitalen Wertgegenstände.
Die Baumstruktur, welche ein Multi-Baum-System ermöglicht, bietet beispielsweise die Möglichkeit für jeden Standort oder jede Abteilung einen eigenen zugriffsbeschränkten Medien-Baum mit hierarchischen Zusammenstellungsstrukturen einzurichten. Die Baum- und Zusammenstellungsstrukturen können nach individuellen Bedürfnissen aufgebaut werden.
Das mehrfache Hochladen desselben Mediums wird durch die Dublettenprüfung verhindert, wobei außerdem angezeigt wird, an welcher Stelle der Mediendatenbank sich das Medium bereits befindet, sodass Sie die Möglichkeit haben, das bereits vorhandene Medium auch zur aktuell ausgewählten Zusammenstellung hinzuzufügen. Denn obwohl Jedes Medium ist nur einmal im System vorhanden, kann sich aber in mehreren Zusammenstellungen und mehreren Bäumen gleichzeitig befinden.
Beim Upload neuer Medien werden verschiedene Prozesse, wie ein Virenscan und eine Metadaten-Auslesung automatisch durchgeführt.
Das Verschlagworten von Medien erfolgt optional direkt beim Hochladen neuer Medien in die Mediendatenbank oder kann nachträglich erfolgen. Der Benutzer hat dabei die Möglichkeit einzelne oder mehrere Medien gleichzeitig zu betexten. Bei einzelnen Medien können die Metadaten in die Zwischenablage kopiert bzw. aus dieser heraus eingefügt werden. Auch das Zurückstellen auf eine frühere Version der Metadaten-Betextung ist möglich, da die Mediendatenbank dahingehend konfiguriert werden kann, dass die Versionen der Metadaten der Medien aufgehoben werden.
Auch auf Seiten des einzelnen Benutzers bestehen diverse Einstellungs-Möglichkeiten, um die Mediendatenbank an die eigenen Arbeitsplatzbedingungen optimal anzupassen.
Medien-Bäume sind die oberste Struktur-Ebene innerhalb der Mediendatenbank mdb4.
Da die Mediendatenbank mdb4 ein Multi-Baum-System ist, können mehrere Medienbäume erstellt werden. So können Sie beispielsweise für jede Abteilung oder jeden Standort einen eigenen Medien-Baum einrichten.
Die Medien-Bäume sind zugriffsbeschränkt, sodass die Benutzer-Zugänge für jeden Baum individuell festgelegt werden können.
Die Medien-Bäume enthalten die Zusammenstellungen.
Die Zusammenstellungen sind Ordner, welche sowohl weitere Zusammenstellungen als auch Medien enthalten können.
Zusammenstellungen können individuell festgelegt werden.
Jede Zusammenstellung hat einen Zusammenstellungs-Typen. Über diesen Zusammenstellungs-Typen wird z.B. die Farbe der Zusammenstellung im Medien-Baum festgelegt, aber auch ob eine Zusammenstellung beweglich und veränderbar ist, hängt von ihrem Typen ab.
Zusammenstellungs-Typen sind, wie Medien-Bäume auch, rechtebehaftet, sodass Sie auch innerhalb eines Medien-Baumes die Möglichkeit haben, Zugriffe zu beschränken.
Selbstverständlich bietet die Mediendatenbank mdb4 verschiedene Vorschau-Arten, wie eine mehrseitige Dokumentenvorschau, einen Video-Player, eine 360-Grad-Ansicht, und viele weitere, damit Sie Ihre Medien immer optimal betrachten können.
Zur Medien-Vorschau gehört in der Mediendatenbank mdb4 auch eine Zoom-Funktion und die Möglichkeit Vorschau-Größen zu wählen.
Der iDATER und die Mediendatenbank mdb4 bieten auch verschiedene Medien-Galerien.
In der Mediendatenbank mdb4 können Sie diverse Medien-Informationen einsehen und zum Teil bearbeiten.
Zu den editierbaren Medien-Informationen gehören die Metadaten, wie beispielsweise Dateiname, Überschrift, Autor, Beschreibung und Schlüsselwörter.
Die Mediendatenbank mdb4 bietet die Möglichkeit einer Metadaten-Versionierung, sodass Sie auch eine frühere Betextung des Mediums einstellen können.
Einsehen können Sie darüber hinaus, abhängig vom Medien-Typen des Mediums, den Zeitpunkt der letzten Malware-Prüfung, den Dateitypen, die Dateigröße, das Erstellungsdatum der Datei, die Maße, die Auflösung, den Farbraum sowie die Abspieldauer.
Die Mediendatenbank mdb4 unterstützt Sie bei der Klassifizierung von Medien. Sie haben z.B. die Möglichkeit verschiedene Medien-Typen zu erstellen, welchen Medien, abhängig von ihrer Datei-Endung, also ihres Dateityps, automatisch zugeordnet werden.
Außerdem besteht die Option Inhalts-Typen zu klassifizieren, sodass Sie z.B. festlegen können, bei welchen Dateien es sich um Grundrisse, Bauzeichnungen, usw. handelt.
Darüber hinaus können Sie Nutzungs-Rechte-Profile konfigurieren und den einzelnen Medien zuweisen.
Verschiedene Kennzeichnungen sorgen für einen besonderen Schutz Ihrer Medien. So werden beispielsweise personenbezogene Medien besonders ausgezeicnet und sind als solche jederzeit identifizierbar. Eine versehentliche Weitergabe nach außen kann durch den Einsatz unterschiedlicher Schutzmechanismen verhindert werden.
Es erfolgen darüber hinaus automatische Kennzeichnungen des betroffenen Mediums, wenn z.B. eine Datei als Virus erkannt, ein Medium gesperrt oder die Metadatenbearbeitung für ein Medium blockiert wurde.
In der Mediendatenbank mdb4 haben Sie die Möglichkeit Medien zu markieren. Dabei werden diese in der Medien-Übersicht mit einem farblichen Rahmen versehen.
Zur Markierung können Sie zwischen verschiedenen Farben wählen, nach welchen Sie auch suchen können.
So können Sie z.B. alle Medien, welche Sie für Ihre nächste Kundenzeitschrift benötigen mit einem gelben Rahmen versehen und anschließend nach allen gelb markierten Medien suchen, um genau diese Medien angezeigt zu bekommen.
Die Verteilung der einzelnen Markierungsoptionen können Sie im Dashboard-Widget "Medien Statistik" des iDATERs sehen.
Medien-Varianten werden je nach Einstellung entweder bereits beim Import eines Mediums oder später durch die Medien-Werkzeuge erzeugt, indem das Medium beispielsweise gedreht, für den Export in das WEB-CMS oder für den Druck verwendet wird.
Es besteht die Möglichkeit die Haupt-Variante eines Mediums jederzeit neu festzulegen.
Die Medien-Varianten werden ebenfalls zur Dubletten-Erkennung herangezogen.
Die Medien-Verwandtschaften dienen zur Verknüpfung von Medien, welche einen inhaltlichen Zusammenhang haben.
Über diese Funktion kann ein Medium mit beliebig vielen weiteren Medien verbunden werden und es besteht die Möglichkeit über Etiketten festzulegen, in welchem Verhältnis die beiden Medien zu einander stehen. So kann beispielsweise ein Foto mit dem dazugehörigen Lizenzdokument verknüpft werden.
Verwandte Medien müssen sich nicht in derselben Zusammenstellung oder im selben Baum befinden und werden dennoch sofort als zusammengehörig erkannt.
Die Benutzermedienauswahl der Mediendatenbank mdb4 ist eine individuelle Auswahl von Medien, welche ein Benutzer temporär für eine Aktion, wie etwa das gemeinsame Drucken dieser Medien oder um Markierungen, Betextungen o.ä. durchzuführen, zusammengestellt hat.
Der Benutzermedienauswahl können Medien aus verschiedenen Bäumen und Zusammenstellungen hinzugefügt werden.
Die Benutzermedienauswahl kann nur von dem Benutzer selbst eingesehen werden, der sie erstellt hat.
Das Upload-Modul besteht, ähnlich wie das Dashboard, aus kleinen Widget-Kacheln. Im Upload-Modul handelt es sich bei diesen Widgets um Upload-Helfer, die eine themenbezogene Vereinfachung von Medien-Uploads sind.
Die Upload-Helfer sorgen dafür, dass Medien an den richtigen Stellen in den Baum- und Zusammenstellungsstrukturen abgelegt und Fehler vermieden werden.
Im einfachsten Fall muss lediglich die Wohneinheit und ein Stichwort für den Zusammenstellungsnamen eingegeben werden. Alles weitere, wie das Anlegen von neuen Zusammenstellungen wird automatisch für Sie erledigt.
Beispiele für solche themenbezogenen Medien-Uploads sind etwa der Sperrmüll-, der Verkehrssicherung-, der Veranstaltungen-, der Baumängel- oder der Baumaßnahmen-Upload-Helfer.
Die Upload-Helfer können individuell für Sie erstellt und angepasst werden, sodass Sie genau die Upload-Helfer bekommen, welche zu Ihrem Unternehmen, Ihren Arbeitsprozessen und Ihren Strukturen passen.