Das obige Beispiel zeigt die Verteilung einer IT-Sicherheistrichtlinie an alle Mitarbeiter, für die diese relevant ist. Die Vorlage erfolgt bei allen Adressaten zeitgleich am Arbeitsplatz, auf dem Tablet- und/oder Mobilgerät. In wichtigen Fällen wird die Kenntnisnahme durch den jeweiligen Mitarbeiter gesondert durch Button-Klick bestätigt.
Die digitalen Umläufe sind ein eigenständiges Modul des iDATERs, um Rundschreiben flexibel und datenschutzorientiert zu verwalten.
Umläufe können individuell je nach Wichtigkeit in verschiedene Stufen eingeteilt und mit unterschiedlichen Wahrnehmensarten versehen werden. So ist es z.B. möglich für eine kommende Veranstaltung einen Umlauf mittlerer Priorität anzulegen und mit Aufgaben zu versehen, die ein Benutzer, bei Kenntnisnahme des Umlaufs, auswählen kann. Ein Beispiel für einen Umlauf mit einer niedrigen Priorität, wäre etwa die Änderung von Öffnungszeiten oder der Wechsel des Ansprechpartners bei einem Partnerunternehmen, Umläufe hoher Priorität sind beispielsweise Geschäftsanweisungen und Betriebsvereinbarungen.
Jedem Umlauf kann ein Medium, z.B. ein Dokument oder Foto, zugewiesen werden, welches die digitale Repräsentation des analogen Umlaufs darstellt.
Weitere Wahrnehmensarten sind beispielsweise das Öffnen des Umlaufs, das Leisten einer digitalen Bestätigung oder auch die Angabe über eine Teilnahme.
Mitarbeiter können auf der wahrnehmenden Seite immer aktuell auf die relevanten Umläufe zugreifen. Im sog. Benutzerkreis werden alle Kollegen, die einen neuen Umlauf zur Kenntnis nehmen sollen, gleichzeitig über diesen neuen Umlauf informiert. So verfügt der Benutzerkreis über die exakt gleichen Möglichkeiten, den Umlauf kurzfristig zur Kenntnis zu nehmen.
Mitarbeiter haben so Gelegenheit, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf einen Umlauf zu reagieren, ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs.
Die zentrale Ablage von Umläufen sorgt dafür, dass diese nicht verloren gehen und auch nach Jahren noch schnell auffindbar sind.
Das Ziel ist es, Umläufe so weit wie möglich zu digitalisieren und somit die Ablage von Umläufen in Aktenordnern zu vermeiden. Dies führt zu einem besseren Datenschutz und spart der Umwelt zuliebe Papier und Toner.
Der Umlauf-Manager ist die Verwaltungsoberfläche für digitale Umläufe.
Über ein hochdifferenziertes Rechte-Management kann genau gesteuert werden, welche Benutzer Zugang zum Umlauf-Manager bekommen und auch das Recht zum Editieren ist für jeden Umlauf einzeln einstellbar.
Der Umlauf-Manager bietet einen direkten Überblick über alle Umläufe, ob diese noch aktuell oder schon beendet sind, und ein Benutzer kann direkt auf Umläufe zugreifen, die er entweder selbst erstellt hat oder für die er über eine Schreibberechtigung verfügt.
Es ist auf den ersten Blick erkennbar, welche Priorität ein Umlauf hat und wie viele Benutzer den jeweiligen Umlauf bereits zur Kenntnis genommen haben.
Das Erstellen neuer Umläufe erfolgt komfortabel entweder über ein geführtes Formular oder das Duplizieren eines bestehenden Umlaufs.
Jeder Benutzer bekommt seinen eigenen Umlauf-Bereich in dem er alle für ihn persönlich relevanten Umläufe immer in der aktuellsten Version findet.
Es ist für den Benutzer auf den ersten Blick erkennbar, welche Umläufe bereits zur Kenntnis genommen wurden und ob es neue Umläufe gibt.
An dieser zentralen Stelle sind die Umläufe zu jeder Zeit verfügbar.
Im Umlauf-Archiv werden langfristig relevante Rundschreiben hinterlegt.
Umläufe müssen nicht mehr gesucht werden, sondern sind an einer zentralen Stelle dauerhaft auffindbar.
Das Umlauf-Archiv enthält für jeden Benutzer seine individuelle Zusammenstellung langfristig wichtiger Umläufe an einem Ort.
Für jeden Umlauf können Benachrichtigungen eingestellt werden.
Es gibt geplante Benachrichtigungen, wie z.B. eine Veröffentlichungs-E-Mail, welche alle Benutzer aus dem Benutzerkreis des Umlaufs informiert, dass es einen neuen Umlauf gibt, Erinnerungs-E-Mails, um Benutzer darauf hinzuweisen, dass sie einen Umlauf noch zur Kenntnis nehmen müssen, und iDATER-interne Systemnachrichten, wenn z.B. eine Bemerkung zu einem Umlauf eingereicht wurde.
Neben den automatischen Benachrichtigungen besteht auch die Möglichkeit, manuelle Erinnerungs-E-Mails zu versenden.
In den Benachrichtigungs-E-Mails ist jeweils ein Direkt-Link zum Umlauf enthalten, sodass der Benutzer direkt auf diesen zugreifen kann, ohne ihn suchen zu müssen.
Über die geplanten und versendeten E-Mails informiert der E-Mail-Plan, welcher sowohl für jeden Umlauf als auch für jeden Benutzer innerhalb des Umlaufs automatisch erstellt wird.
Jeder Umlauf ist nur vom Ersteller und seinen Vertretern editierbar. Vertreter können bei der Erstellung eines Umlaufs und auch nachträglich benannt werden und sind dann gleichberechtigt gegenüber dem Ersteller. Auf diese Art sind gemeinsam verwaltete Umläufe durch mehrere Mitarbeiter und auch Urlaubsvertretungen problemlos realisierbar.
Änderungen am Umlauf können in der Änderungsverfolgung im Umlauf-Manager nachvollzogen werden, sodass langfristig erkennbar ist, welche Änderung wann durchgeführt wurde und - bis zur Löschung der personenbezogenen Metadaten des Umlaufs - auch von welchem Mitarbeiter.
Mit Hilfe des Features Bemerkungen können Benutzer der wahrnehmenden Seite Anmerkungen zu einem Umlauf einreichen, welche dann von den Umlauf-Verantwortlichen angenommen oder abgelehnt werden können.
Diese Bemerkungsfunktion ist für jeden Umlauf an- und ausschaltbar.
Bei einem veranstaltungsbezogenem Umlauf haben Mitarbeiter die Möglichkeit anzugeben, ob sie an der betreffenden Veranstaltung teilnehmen. Auf diese Weise können sich Organisatoren sehr einfach Überblick über die Teilnehmeranzahl verschaffen und gewinnen mehr Planungssicherheit.
Das dem Umlauf zugeordnete Medium wird geschützt und verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. So können auch streng vertrauliche Dokumente als Umlauf für den berechtigten Personenkreis angelegt werden.
Selbst für Serveradministratoren mit Root-Zugang ist der Zugriff auf diese Dateien nur mit erheblichem Tiefenwissen und deutlichem Aufwand möglich.
Bei der Erstellung des Umlauf-Moduls wurde großer Wert auf Datenschutz (Privacy by Design) und Datensparsamkeit (Privacy by Default) gelegt.
Es gibt für jeden über den iDATER verwalteten Umlauf eine Löschfrist für personenbezogene Metadaten, sodass diese sensibleren Daten unabhängig vom Umlauf automatisch entfernt werden. Zu den personenbezogenen Metadaten gehört z.B. welche Benutzer, welche E-Mails erhalten haben.
Es werden nur langfristig relevante Daten, wie etwa die Kenntnisnahme eines Umlaufs oder das Datum der Kenntnisnahme, auch langfristig gespeichert.
Außerdem ist für jeden Umlauf einstellbar, welche Daten anderen Benutzern gegenüber angezeigt werden sollen, wie z.B. Teilnahmen oder Zugehörigkeiten zum Benutzerkreis.
Umläufen kann eine Löschfrist zugeordnet werden. Wenn dieses Datum eintritt oder der Umlauf manuell gelöscht wird, landet dieser im Bereich "gelöschte Umläufe" und kann von dort aus wiederhergestellt werden.
Die tatsächliche Löschung von als gelöscht markierten Umläufen erfolgt nach einer durch iDATER-Administratoren einstellbaren Frist.
Wenn einem Umlauf keine Löschfrist zugeordnet wurde, wird einmal pro Jahr eine Systemnachricht an die Umlauf-Verantwortlichen versendet mit der Frage, ob der Umlauf weiterhin relevant ist, sodass die Umläufe regelmäßig wiedervorgelegt werden und nicht unbeachtet im System verbleiben.
Staatl. gepr. Kommunikationswirtin
Qualified Manager of Marketing and Communikcations (AfAK)