Sie suchen nach einer Lösung für die Verwaltung Ihrer Fotos, Grafiken, Videos, PDFs, etc. kurz Ihrer digitalen Wertgegenstände? Desatec Systems bietet Ihnen mit dem iDATER eine Intranet-Software mit integrierter Mediendatenbank und Anbindung an Ihr individuelles, firmeneigenes Datenportal für ein optimales Medien-Management in Ihrem Unternehmen.
Medien besitzen einen Wert, denn zur Erstellung eines jeden Fotos, jeder Grafik oder jedweden sonstigen Mediums wurden entweder die eigene Zeit und Arbeitskraft investiert oder ein Externer gegen Bezahlung beauftragt.
Dass dieser Wert sich nicht nur auf analoge Medien beschränkt, sondern ebenso im digitalen Umfeld gilt, wird häufig nicht beachtet. Insbesondere ist es schwierig bis unmöglich genau die identischen digitalen Medien zu reproduzieren, wenn sie erst einmal verloren gegangen sind.
Deshalb ist jedes Ihrer Medien ein digitaler Wertgegenstand, den es zu bewahren gilt.
Anders als bei analogen Unternehmensgegenständen, wird mit den digitalen Wertgegenständen eines Unternehmens häufig weniger sorgsam umgegangen. Häufig werden digitale Medien kopiert, in E-Mails versendet oder auf Sticks gespeichert und nicht an einem festen Platz abgelegt, wo jeder Mitarbeiter sie problemlos wiederfinden kann, was problematisch sein könnte. In einigen Situationen wird während des Bearbeitens von Medien ein unübersichtliches Durcheinander verschiedenster Varianten erzeugt. Sobald ein bestimmtes Medium benötigt wird, muss Zeit auf eine Suche verwendet werden und nicht selten bleiben die gesuchten digitalen Wertgegenstände unauffindbar.
Wird ein Medium trotz dieser Schwierigkeiten gefunden, tauchen oft Folgeprobleme auf, weil nicht notwendigerweise klar ist, ob dieses Medium im gewünschten Kontext verwendet werden darf, etwa aufgrund von Unsicherheiten bezüglich der Lizenz oder auch wegen datenschutzrechtlicher Fragen.
Die Verwaltung digitaler Wertgegenstände mit iDATER und der Mediendatenbank mdb4 vereinfachen den rechtssicheren Umgang mit Medien. So werden beispielsweise personenbezogene Daten besonders gekennzeichnet. Benutzer haben außerdem die Möglichkeit Medien, z.B. ein gekauftes Foto mit einem dazugehörenden Lizenzdokument, miteinander zu verknüpfen. So ist für jedes Medium eindeutig, auf welche Weise verwendet werden darf.
Das Datenportal gibt Außenstehenden, wie externen Partnern und Dienstleistern die Möglichkeit Medien einzureichen bzw. von dort zu entnehmen, wobei auch hier sowohl der Im- als auch der Export dokumentiert werden können.
In den vergangenen Jahren hat die Bedeutung des Datenschutzes stark zugenommen und der Gesetzgeber hat neue Vorschriften erlassen. Unternehmen sind nun verpflichtet, auf Anfrage über alle Daten Auskunft zu erteilen, die z.B. von einer Person gespeichert wurden. Mit dem iDATER ist die auf Medien bezogene Handhabung dieser neuen Situation kein Problem mehr, da Sie über eine Stichworteingabe in die globale Suche schnell und effizient, alle Medien und Zusammenstellungen finden können, die z.B. mit einer anfragenden Person in Verbindung stehen.
Somit sind Sie jederzeit in der Lage über Ihren gesamten Medienbestand Auskunft zu geben.
Im digitalen Bereich besteht zudem das Risiko, dass Medien von Viren befallen sein können, was sich bei Verwendung oder Weiterleitung verheerend auswirken kann. Das technische Risiko einer Virus-Datei wird durch regelmäßige Virenscans, welche sowohl beim Import eines neuen Mediums als auch in zyklischen Intervallen für den gesamten Medienbestand durchgeführt werden, minimiert.
Der iDATER, die Mediendatenbank und das Datenportal werden kontinuierlich weiterentwickelt, um auch zukünftige technische und rechtliche Herausforderungen zu bewältigen.
