iDATER-Modul
Verteilen Sie Rundschreiben flexibel und datenschutzorientiert: von der Einladung zur Veranstaltung bis zur Betriebsvereinbarung – papierlos, nachvollziehbar und rechtssicher.
Die digitalen Umläufe sind ein eigenständiges Modul des iDATERs. Umläufe lassen sich je nach Wichtigkeit in verschiedene Stufen einteilen und mit unterschiedlichen Wahrnehmensarten versehen – vom einfachen Öffnen über eine digitale Bestätigung bis zur Angabe einer Teilnahme. So genügt beim Werbeflyer das Öffnen, während eine Betriebsvereinbarung aktiv bestätigt werden sollte, um Rechtssicherheit zu schaffen.
Jedem Umlauf kann ein Medium – etwa ein Dokument oder Foto – als digitale Repräsentation zugewiesen werden. Im Benutzerkreis werden alle Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig über einen neuen Umlauf informiert und können jederzeit und überall reagieren – im Büro, im Home-Office oder unterwegs. Die zentrale Ablage sorgt dafür, dass Umläufe nicht verloren gehen und auch nach Jahren schnell auffindbar bleiben – das spart Papier und verbessert den Datenschutz.
Funktionen
Die Verwaltungsoberfläche mit differenziertem Rechte-Management: Überblick über alle Umläufe, Prioritäten und Kenntnisnahmen; neue Umläufe per geführtem Formular oder Duplikat.
Jeder Benutzer erhält seinen persönlichen Bereich mit allen relevanten Umläufen – stets in der aktuellsten Version und klar erkennbar, was noch offen ist.
Langfristig relevante Rundschreiben dauerhaft und zentral auffindbar – individuell je Benutzer zusammengestellt.
Veröffentlichungs- und Erinnerungs-E-Mails sowie System-Nachrichten – mit Direkt-Link und automatischem E-Mail-Plan je Umlauf und Benutzer.
Umläufe gemeinsam verwalten: Vertreter sind gleichberechtigt – ideal für Urlaubsvertretungen. Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Benutzer können Anmerkungen einreichen, die von den Verantwortlichen angenommen oder abgelehnt werden – je Umlauf zuschaltbar.
Bei Veranstaltungen geben Mitarbeiter ihre Teilnahme an – für mehr Planungssicherheit der Organisatoren.
Zugeordnete Medien werden verschlüsselt gespeichert – selbst für Administratoren mit Root-Zugang nur mit erheblichem Aufwand zugänglich.
Umläufe erhalten eine Löschfrist, landen zunächst im Papierkorb und sind wiederherstellbar; ohne Frist erfolgt jährlich eine Wiedervorlage.
Bei der Entwicklung wurde großer Wert auf Datenschutz und Datensparsamkeit gelegt. Personenbezogene Metadaten – etwa welcher Benutzer welche E-Mail erhalten hat – werden nach einer Löschfrist automatisch entfernt; nur langfristig relevante Daten wie die Kenntnisnahme bleiben erhalten. Für jeden Umlauf ist einstellbar, welche Daten anderen Benutzern angezeigt werden.
Ansprechpartnerin: Anica Droese – Staatl. gepr. Kommunikationswirtin, Qualified Manager of Marketing and Communications (AfAK)
Wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen, wie iDATER und unsere Lösungen Ihr Unternehmen voranbringen.
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